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5．2记录的填写应当及时，内容真实完整准确，字迹清晰。不得随意更改、涂抹。如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正，并签名注上日期。
5．3质量记录的标识按《文件和记录编码系统》执行。应保证每一种记录具有唯一的编号。
5．4旅工队、各责任人及时收集所形成的各种质量记录，于工程结束后一周内移交文件与记录责任人归档。
5．5记录归档后，由记录与文件责任人按要求进行组卷、
便于检索。认真整理并根据需要编目、建立台帐，以便于检索。
5．6归档后的记录应存放在专用档案柜内。档案柜内保持清洁，做到防火、防盗、防潮、防照射、防蛀和防变质。
6质量记录保存期限
a）除管理评审以外的质量管理体系运行记录：四年
b）一般工程(产品)及过程记录：八年；
c）重点工程、代表性工程(产品)及其过程记录，管理评审记录：永久保存。
质量管理体系运行记录保存到期后，根据需要经质保工程师同意可以办理延期保存。
7文件与记录的借阅
文件与记录原则上只供本公司员工工作需要时查阅，因工作需要借阅记录时，应经经理批准后方可借阅。所有借出的文件与记录应妥善保管，用完后及时归还。不得擅自复制，不得丢失或损坏。
8文件与记录的处理
对作废的或已无保存价值的文件和资料以及超过保存期限的记录，经质保工程师批准后方可予以销毁，并按《文件与记录销毁清单》要求做好记录。
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