会议活动是最常见的一种活动形式，他可以用于企事业单位品牌推广、营销推广、企业文化提升、公共关系等，应用泛围十分广泛，活动种类也十分繁多，有提升企业文化、品牌形象、公关关系的企业年会、联欢晚会，有各类答谢、联谊类的答谢酒会、宴会等有推广新产品、新形象的公关活动中的发布会、产品推介会等，会议活动无论是企业品牌、企业文化建设，公关关系、营销销售等方面都有着相当重要的作用，并且，会议活动常常是持续的、有针对性的进行传播，这种活动传播效果是广告、直销等其它方式所不能替代的。
公司名称：上海星东文化传播有限公司
公司地址：上海沪松公路1399弄121号
联系人：杨威（客户经理）
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一、前期准备
1、会场选择
上海星东文化传播有限公司会根据会议的级别以及对周边环境的要求，为您选择适合的会议举办地；并根据具体情况确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，提前预约
2、会场布局
我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；另外根据您的会议需要，提供会议所需要的所有设备，并进行提前安装调试，确保会议的顺利进行（会务会议策划 首选星东文化）
3、设计制作印刷材料
根据会议的具体形式选择适合的印刷材料
4、参会者的接送
我们将根据参会者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店
二、服务流程（会务会议策划 首选星东文化）
1、沟通
我们与委托方进行初步沟通，并就委托方提出的问题提出预案供选择，合适的会议型酒店、餐饮场所、会议交通、接待安排等。 （会务会议策划 首选星东文化）
2、策划
根据你的想法和要求，为你提供可行性方案，并对方案做进一步沟通，力求以达到会议主办方的预期效果。（会务会议策划 首选星东文化）
3、考察
根据需要安排客户进行实地考察，对我们的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备等细节进行评估，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行探讨，大致明确双方的责任与义务。
4、确定
对预案及服务流程进行进一步推敲，把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。 （会务会议策划 首选星东文化）
5、执行
协议一旦签署必须严格执行，以保证各项工作的顺利进行；若在此期间，会议方需要提供原来协议之外的服务视为协议的延伸，需要签订临时协议，临时协议允许采取事前商议、事后结算的方式执行。
