企业各部门信息很难交流分享，缺少部门间共享信息和知识的文化；企业各部门信息缺乏相容性，每个部门都有自己的一套功能语言，这种“方言”的普遍盛行造成了沟通的困难；企业信息资源缺乏整合，经常是各部门多套人马做重复相同的工作，如竞争情报收集、运营管理优化、新技术研究等等。 同部门、项目组的人员之间，通常需要频繁地交换、共享文件。如果企业没有为自己的员工提供便利的文件共享手段，那么文件发送、更新将变得非常浪费时间，造成工作效率降低。 同样的问题也容易出现在销售和客户之间。销售如果不能及时和客户更新文件，容易导致理解不一致，延长销售周期。 (五) 机密文件泄露，企业蒙受损失 在企业中，除了某些公共资料外，任何文件都有自己的权限。对文件进行分类并严格控制权限有利于防止文件泄露，这一点在金融、法律或拥有核心技术的企业中显得尤为重要。 虽然在接受调查的企业中，大多数管理者都认为自己企业的文件需要加入严格的保密措施，但实际上并没有多少企业将其付诸行动。