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4.3 文件控制
4.3.1目的
本章规定了本中心文件的制定、审核、批准、发布、修改、收回和保管等有关的要求，以确保在用文件和资料是zui新版本或现行有效。
4.3.2适用范围
本章适用于本中心所有质量体系文件和资料的控制。
4.3.3文件的制定、批准、签发
管理体系文件由中心主任组织有关人员编制，根据文件内容，由中心主任和/或质量负责人和/或技术负责人组织小组审核，中心主任签发批准实施。管理体系文件必须有唯一性标识。详见《管理体系文件编码规则》
4.3.4文件的更改
文件的更改应由原审核方审批，若须经他人审核，须获得审批所依据的有关背景材料。合同有规定时，文件和资料更改须征得客户的同意或确认。
4.3.5文件的发放、收回及保管
档案管理员负责文件资料的登记、发放和失效文件的收回、处理，确保在质量体系有效运转起重要作用的场所使用有效文件。由档案管理员负责建立受控文件一览表及受控文件发放记录。失效文件收回后加盖作废章，妥善处理。详见《文件和资料控制程序》
4.3.6电子文件的控制
对计算机系统内的电子文件，应及时备份，严格控制，确保其安全完整。各岗位人员获得电子数据后及时整理，汇总后交由档案管理员编号保存。详见《计算机文件和数据管理程序》
4.3.7外来文件的控制与业务有关的标准、其他外来技术资料的管理见《技术资料及检测方法管理程序》
4.4.1目的
为充分明确地理解客户的要求，确保中心具备满足客户要求的能力和资源。
4.4.2适用范围
适用于本中心对客户提出的检验要求和合同所进行的评审。
4.4.3要求
般合同要求，包括重复性常规检验工作的评审由样品管理员或取样人员负责。各岗负责人根据本岗的工作量、人员技能、仪器设备状态等因素安排检验，完成合同要求的检验工作。
4.4.3.2新的检验工作的评审，由技术负责人负责组织有关人员进行评审；复杂的、要求高的检验工作的评审，由中心主任负责组织评审。
4.4.3.3评审应确保：
对包括检测方法在内的客户要求应适当作文件化规定并使相关人员充分了解；
具有满足客户要求的能力；
按《技术资料及检测方法管理程序》确定适当的检测方法并满足客户要求。
4.4.4 合同评审包含分包工作时，中心主任负责组织评审。
4.4.5合同的偏离及修改
若检测中出现对合同的偏离,应通知客户。
4.4.5.2若检测工作开始后需对合同进行修改,应按《要求和合同评审程序》评审后,通知所有受影响的人员。
4.4.6 根据不同的评审情况,不同程度地保留评审记录。
4.4.7相关文件
[1] HGCEC.B- 《要求和合同评审程序》
4.6 采购服务和供给
4.6.1目的
中心对所有影响检测工作质量的服务及物品的采购进行控制，是为了保证长期稳定地获得符合要求的外部提供的服务与供给，以确保本中心的检验质量。
4.6. 2适用范围
采购服务和供给的范围有：仪器设备、计量器具的校准、标准物质、参考物质、化学试剂、标本、生物制剂及其他易耗品等。
4.6.3要求
4.6.3.1各岗位负责提出所需采购和供给的计划，并负责检查验收。必要时由技术负责人组织对所采购物品进行鉴定确认。
4.6.3.2对影响检测结果的关键供给和服务的采购文件，必须有明确的技术要求和描述，并经技术负责人或中心主任审批。
4.6.3.3由技术负责人组织有关人员，对关键供给和服务的供应商进行评价，保存评价记录并建立经中心主任批准的合格供应方名单。
4.6.4记录
采购和供给计划及验收记录和合格供应方名录及评价记录由档案管理员保存。
4.6.5相关文件
[1] HGCEC.B-008 《外部服务和供给程序》
4.7 对客户的服务
4.7.1目的
为维护客户的合法权益，本中心以优质高效、良好合作为宗旨，与客户密切协作，确保客户对本中心质量保证工作的信心。
4.7.2适用范围
适用于本中心对客户服务。
4.7.3要求
本中心由中心主任负责与客户的联系。工作开始前由中心主任与客户通过合同评审或其他方式，互相沟通，确保对客户的需求理解一致。对检验过程中出现的偏离或特殊情况及时通知客户。在保守其他客户秘密的前提下，为客户提供适当的机会使其了解与其委托工作有关的实验内容，并注意收集客户的反馈意见。详见《对客户的服务程序》
4.7.4记录
涉及到对客户服务的记录均由档案管理员保存。
4.7.5相关文件
[1] HGCEC.B- 《对客户的服务程序》
