郑州会议会务公司 郑州会议活动策划公司 郑
州会务会展
活动策划主要包括如下内容： 毛先生
场地的选择上，一般综合考虑以下几点：
一、是品位与风格。 毛先生
场地可以选择户外，也可以选择在室内，但以
室内为常见。因为各方面的配套好一些。
酒店有不同的星级，从此次发布会来看，选择
五星级或四星级是可以的。
另外，非正式的会议，或离自然、健康较近的
产品属性，可以选择在避暑山庄等地召开。
酒店也有不同的风格，不同的定位，选择酒店
的风格要注意与发布会的内容相统一。
二、是实用性与经济性。
会议厅容纳人数？主席台的大小？投影设备、
电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关
服务如何？住宿、酒品、食物、饮料的提供？
价钱是否合理？有没有空间的浪费？等等，这
些都要考虑。
三、是方便性。
离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利
，泊车是否方便？
现场布置包括：
1、背景布置。主题背景板，内容含主题、会
议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注
意美观大方，颜色可以企业VI为基准。
2、酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘
空汽球、拱形门等，各个酒店有所不同，有的
允许，有的不允许。
3、席位摆放。 毛先生
摆放方式：发布会一般是主席台加下面的课桌
式摆放，有的非正式、讨论性质的会议是圆桌
摆放式。注意确定主席台人员。不过，现在很
多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵
宾坐于下面的第一排的方式。
摆放原则：“职位高者靠前靠中，自己人靠边
靠后”。
注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌
子的坐席。
4、相关设备在发布会前要反复调试，保证不
出故障。
5、签到与迎接：一般在大堂、电梯口、转弯
处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。
事先可请好礼仪小姐迎宾。一般会议会要求与
会者留下名片，准备好“请赐名片”盒。八、
现场控制。现场控制是体现总协调人应变能力
的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做
在前面：首先是预防变数的发生。比如平时做
一些培训，事前做一些排练。从实践来看，现
场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以
及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面；其
次，要在事前准备好备选方案；再次，注意积
累现场的灵活应变的处理技巧。
对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通，
对于前来的记者，应该一视同仁，不能对A媒
体公开某些情况而对B媒体则保密。对于记者
个人挖掘的一般不宜转告他人。 毛先生
在气氛的控制上，总协调人处于一个平衡的“
重心”上，气氛轻松活泼，与会者的心情也会
舒畅。另外一个重要因素是主持人，如果是自
己主持则会好一些，但往往是分身乏术，因此
在发布会中，需要提前安排好一些事情，事先
要与主持充分沟通，让他(她)对整个会议的风
格有个大致的了解与把握。
在产品的演示讲解过程中，可以用一些现代科
技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相
、幻灯片等，以助与会者的理解。
答记者问上，一般来说，由一位主答人负责回
答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他
人辅助。详情资讯会议公司
代订酒店:
免费代订酒店、会议室、餐厅、投影机、电脑
等会议相关设备,并争取最优折扣,协调安排免
房、费餐、布置会议室、欢迎牌、横幅等事宜.
设站恭迎:专人负责记录接站电话,按接站计划
安排车辆,免费在机场、火车站举牌接机、接站
。
提供资料： 毛先生
协助会务组打印各项会议资料，安排旅游考察
线路，免费提供笔记本、圆珠笔、文件袋、代
表证等等。聘请学者：按课种的要求，协助会
务组联系各大院校或相关部门，邀请专家学者
读者讲课或参加会议讨论。
会务服务：
会议期间，免费配备专职会务人员，协助会务
组做好代表报到、开会、旅游考察安排等工作
。同时协调与酒店各部门之间的关系。（无会
务组人员时，我公司设立会务组，全面负责会
务组的一切工作。）
旅游考察：
协助会务组安排旅游考察行程，提供考察线路
，并根据参会代表的特殊要求，安排多种多样
的二次旅游，来满足参会代表的各种要求。
预定票务：
安排专人负责预定参会代表的火车、飞机票，
无论消淡、旺季保证代表的返程机票、火车票
。送站服务:为参会代表提供送站服务,并会展
用品的航空\铁路托运和土特产及会议礼品.
会程保险: 毛先生
参加旅游考察的与会代表均享受限额人民币10
万元的旅游责任保险,旅游考察期间 由于服务
质量问题引起的代表投诉,我们公司将承担一切
责任.跟踪服务:会务服务人员,全程跟踪会议行
程,及时了解参会代表的各种要求,并随时解决
各种大、小问题，保持与会务组的联系。
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公司地址：紫荆山路商城路裕鸿国际D座1203
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