一、在记录过程中常见的问题
盲：记录的设置、设计目的、功能不明，不是为管理、改进所用，而是为了应付检查。
乱：记录的设置、设计随意性强，缺乏体系考虑；记录的填写、保管收集混乱，责任不清。
散：保存、管理分散，未作统一的规定。
松：记录填写、传递、保管不严，日常疏于检查；记录达不到要求、无人考核，且丢失和涂改现象严重。
空：该填不填、空格很多，缺乏严肃性、法定性。
错：写错别字，语言表达不清，填写错误。
记录作为基础性和依据性文件，应尽可能全面地反映产品质量形成的过程和结果以及质量管理体系的运行状态和结果。
真实准确的记载质量信息，才能为有效地运行组织的质量管理体系并实现持续改进提供可靠的依据。
应尽量采用国际、国内或行业标准，参考先进组织的成功经验以使记录更加规范化和标准化。在建立质量管理体系过程中，应当对现行的进行清理，废立多余的记录，修改不适用的记录，沿用有价值的并增补必需的，应使用适当的表格或图表格式加以规定，按要求统一编号，使各项活动的记录更加系统和协调，实现记录的标准化管理。
记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，不应用红笔，这些笔能够确保记录永不褪色。
记录要保持现场运作、如实记录，这就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是当天的运作当天记，当周的活动当周记。做到及时和真实，不允许添加点滴水分，使记录真实可靠。
记录是作为阐明质量管理体系所取得结果或提供体系所完成活动的证据的文件而策划设置的。
记录应当按照档案要求立卷贮存和保管。记录的保管由专人或专门的主管部门负责，应建立必要的保管制度，保管方式应便于检索和存取，保管环境应适宜可靠，干燥、通风，并有必要的架、箱，应做到防潮、防火、防蛀、防止损坏、变质和丢失。
一项质量活动往往涉及到多项记录的内容和表格，为了避免漏项，应当对记录进行编目，编目具有引导和路径作用，可以便于记录的查阅和使用，使查阅对该项质量活动的记录能有一个整体的了解。记录在归档前经主管部门验收合格后方可进行，如果归档资料不全，负责归档验收的部门有权拒收。
超过规定保存期限的记录，应统一进行处理，重要的含有保密内容的记录须保留销毁记录。
1、报表填写必须完整，尽可能详细，对所列示的所有内容均要填写清楚。
3、记录不得随便进行更改，需要更改时正确的做法是先将错误的地方用一条横线划掉，然后在旁边写上正确的内容，同时在旁边进行签名，并写上日期。
