近年来，电子化、网络化、信息管理不断进步，通过档案数字化工作实现的电子档案给档案工作带来了诸多方便。但是，公文阅办、文档查询、借阅清退等工作仍然离不开纸化文档。从实际情况看，纸化文档在相当历史时期内不可取代。纸化文件在实际应用中，交接手续繁琐，漏洞百出，因为人员更迭，遗失、损毁等现象严重，档案在实体库房管理中，盘点多少形同虚设。怎样运用电子技术克服纸化文档管理工作烦琐，堵塞可能出现的漏洞，是文档管理中亟待解决的问题。当前，RFID射频识别技术日臻成熟，正被广泛应用于社会各个领域，愈来愈显示出这一高新技术的显著作用，这就为我们运用RFID射频识别技术逐步代替人工管理文档提供了良好的机遇。
电子标签与传统条形码的对比
读取范围
条形码必须接触式单个读取， 电子标签可以无接触式批量读取。
读取速度
条形码单个读取，2-3秒1册，电子标签每秒可读取50-100册
读取距离
条形码需要在10厘米范围内读取，电子标签最远可达15米的读取范围。
安全性
条形码无加密，电子标签可实现多种加密算法
存储性
条形码智能存储数字，电子标签可存储字符
重复利用
条形码不可擦写，电子标签可重复擦写利用
项目达到的成果
·
安全控制
实现了档案出入库的安全控制，解决了档案随意进出库房的问题。对于每次档案进出的合法状态，带出人员进行记录。
·
档案清点
解决了传统人工档案盘点不清，档案存放位置易出错的难题，实现快速自动化的盘点技术，大大节省了人力物力。
· 档案查找
对于放置错误的整本档案，通过RFID排架定位，确定以格为单位的最小搜索范围。
·档案追溯
可对每一卷档案出入库数据进行数据挖掘与分析，并配合大屏实时显示档案追溯列表。每本档案何时出库，何时入库等情况一目了然，做到库房监控全方位。
（一） 基本功能
采用RFID智能密集架技术来识别、追踪、实时监控和定位档案馆的架上档案，可以实现档案的顺架、查找、盘点、位置纠错等功能。
RFID采集
RFID档案存取
存取记录
日常盘库
用户管理
进出通道安装检测门，对于进出档案库房的档案进行出入检测。正常借阅手续安全通过，如未进行正常借阅调取档案之手续，可进行报警。
