运行过程和程序应予以规定并适当形成文件，必要时应予以更新。组织应明确规定关于建立和规范有效的运行程序和控制的各种类型的文件。现行的环境管理体系文件，有助于提高员工意识，使他认识到实现组织的环境目标所需做的工作，并使组织能够据此评价体系和环境行为。文件的性质因组织的规模和复杂程度而异。环境管理体系要素与组织的全部管理体系结合时，环境文件也应纳入现行文件之中。效率是指单位时间内所取得的效果的数量，它反映劳动时间的利用情况。效益是指有效产出与其投入之间的一种比例管理。为便于使用，组织可考虑对文件编制和保持一份摘要，汇集环境方针、目标和指标； 描述实现环境目标和指标的方法； 将关键任务、职责和程序形成文件； 提供对相关文件的查阅途径并描述组织的管理体系的其他有关要素； 证实组织已实施了适当的环境管理体系要素。这样一份文件摘要可供组织实施和保持环境管理体系参阅之用环境管理体系文件中应考虑的一些问题：环境管理程序如何加以确定、形成文件、传达并予以修订？ 该组织是否具有一个建立和保持环境管理体系文件的过程？ 适宜时，环境管理体系文件如何与现行文件相结合？ 员工如何获取工作所需的环境管理体系文件对有效发挥体系功能起重要作用的各个场所，都应得到相 应文件的现行版本； 及时对从所有发放和使用场所撤回作废的文件； 文件可采用任何媒体形式，应具实用性并易于理解。
