负责按照该规程的要求，对EMS类记录的标识、贮存、保护、保存期限、检索和处置进行控制，以证实符合要求和为体系有效运行提供证据。各部门使用记录应按规定的要求填写，确保记录的清晰、完整、真实、准确和及时，并保持其可追溯相关的活动、产品和服务。各部门按规定的要求做好记录的收集、整理、装订、标识工作。保存在适宜的环境，防止损坏、变质和遗失。
顾客或相关方需要查阅有关记录，经管理者代表批准后，可予以提供。对超过保存期限的记录，使用部门负责处置，并做好登记。负责按照程序的要求定期组织公司的内部审核活动，以确保管理体系是否符合标准规定要求及所确定的计划安排，并得到有效的实施和保持。负责编制年度审核方案。方案应覆盖管理的全部要求和管理体系全部涉及的部门、区域和活动，经管理者代表批准后组织实施。
内部审核一般每年进行一次，管理体系建立初期或有特殊需要时，可增加审核频次。管理者代表负责任命内部审核组组长。审核组长负责编制内审实施计划，规定审核的准则、范围和方法并组织内部审核小组实施内部审核。内部审核人员必须经过专业培训，并考核合格，担任与之无直接责任部门的审核工作，确保审核的客观性和公正性。对内部审核中发现的不合格，由审核小组开具不合格报告，有关责任部门应采取纠正措施，消除所发现的不合格及原因。审核员对纠正的措施的实施效果进行验证，并做好纪录。
