计算机系统各功能模块介绍

目录

一、软件简介

本公司采用河南药典信息科技有限公司所设计的“药一点”器械管理系统，该系统具有完全按照新GSP标准设计的器械管理软件的特点，与本公司的经营范围与经营规模相适应，能够做到实时控制并记录器械经营各环节和质量管理全过程，并能够符合电子监管的实施条件，在器械管理软件业界是一款比较优秀的器械管理软件。

本软件可以实现以下功能：

各操作岗位通过输入用户名、密码作为身份确认方式登录系统，并在权限范围内录入或查询数据。

修改各类业务经营数据时，操作人员必须在职责范围内提出申请，经质量管理人员审核批准后方可修改，修改的原因和过程在系统中予以记录（程序中有关审核的所有内容）。 系统对各岗位操作人员姓名的记录，根据专有用户名及密码自动生成。 系统操作、数据记录的日期和时间完全由系统自动生成，不支持任何方式的时间更改。

二、公司硬件设施

服务器采用 4核处理器，4G内存，windows server 2007系统，能够完全保证设备正常运行。 安装单独的终端设备，并有可靠的局域网设备连接它们。 有符合《规范》及药店管理实际需要的应用软件：“药一点”与稳定的数据库SQL server 2008。

三、软件整体工作流程

本公司依据药一点的工作流程，严格按照管理制度和操作规程进行系统数据的录入、修改和保存，以保证各类记录的原始、真实、准确、安全和可追溯。

基础流程包括：首营产品审批后载入产品档案；首营企业审批后载入客户档案；档案修改必须经过档案修改记录。

采购入库流程：采购计划→采购订单→收货单据→验收单据→入库记账。 采购退货流程：购退制单→购退复核→购退出库。

销售出库流程：销售订单→销售复核→出库记账→运输登记。 销退入库流程：销退制单→销退收货→销退验收→销退入库。

以上流程的质量控制功能，与采购、销售以及收货、验收、储存、养护、出库复核、运输等系统功能形成内嵌式结构，能够对各项经营活动进行判断，对不符合药品监督管理法律法规以及《规范》的行为进行识别及控制，以确保各项质量控制功能的实时和有效。

四、基础数据模块

基础数据模块主要包括首营产品、首营企业、产品档案、客户档案、档案修改记录模块。

基础数据库不能直接添加，需先由业务部门填写首营申请，首营申请经过审批，由质检部门载入到基本信息。

其他岗位人员只能按规定的权限，查询、使用质量管理基础数据，不能修改数据的任何内容。

1、首营产品

由采购员填写该首营产品申请信息，必填项目由公司的质管部门审批。

首营申请保存后，有采购部经理审批。

质管部门相应负责人可以登录进入软件进入修改审批页面进行首营药品的审核。

2、首营企业

采购部门通过这里可以申请添加首营企业，界面如下图

填写相关资料保存后可以由质管部门审批，质管部门在首营企业列表中可以对首营企业进行审批。

注：首营企业的修改也必须经过质管部同意才能进行。

3、产品档案

首营产品审核合格的产品可以在产品字典里增加商品的基本信息。界面如下图

输入的药品信息必须真实可靠，通过首营调用功能能确保首营通过的产品正确且直接地载入到基本信息中。

4、客户档案

通过该功能可以对首营申请审批通过的往来单位公司添加到软件中，还可以对往来单位的基本信息进行管理。

证照期限可以看到该企业所有证照的有效期，当证照快过期前系统会进行证照期到期预警。

当证照过期时系统将不允许该企业经营业务（无法从该企业采购或销售到该企业）。

业务人员是指有合法授权委托书的人员，其时间依据授权委托书时间，当期限过期时将不允许经办业务（之前也会预警）。“当前人授权品种”是指授权委托书上规定的品种，全品人员可不填写，授权品种代理人员必须根据授权委托书填写授权品种的内容与有效期。

5、档案修改记录

由采购员填写产品修改信息，必填项目由公司的质管部门审核。

五、采购模块

产品采购订单中的质量管理基础数据全部依据数据库生成。系统对各供货单位的合法资质，能够自动识别、审核，防止超出经营方式或经营范围的采购行为发生。

该功能的基本流程如下：

1、采购订单

通过助记码，名称可以输入一单产品。选择供货商档案会自动关联出业务员（系统会自动排除证照到期与授权委托书到期的企业户头），多个业务员可以选择相应的业务员。业务员有授权品种设定的，在单据制作时仅能选择授权关联的商品。采购订单保存后，系统生成采购记录。

2、收货单据

产品送到仓库，收货人员可以进行收货，勾选要收货的单据查看单据的明细，“核对供货商票据印章”核对来货的单据及印章是否和备案一致。系统会辅助生成冷藏、冷冻药品需填的项目，温控方式可填：车载制冷、冷藏箱、保温箱等；温控状况填写实际出库温度。运输方式：铁路、公路、航空、水路等。

3、验收单据

验收人员按规定进行药品质量验收，通过验收单据对照产品实物在系统采购记录的基础上录入器械的批号、生产日期、有效期、灭菌批号、到货数量、验收合格数量、验收结果等内容，验收完毕确认后系统自动生成验收记录。

4、入库记账

本企业系统能够按照器械的管理类别及储存特性，放入相应的储存库区。

5、购退制单

可通过调用采购单据进行购退制单，购退订单保存后，需通过质量部门审批后进入复核。

6、购退复核

本系统能够将确认后的购退数据传输至仓储部门提示出库及复核。复核人员完成购退复核操作后，系统生成购退复核记录。

7、购退出库

六、销售模块

企业销售药品时，本系统能够依据质量管理基础数据及库存记录生成销售订单，本系统拒绝无质量管理基础数据或无有效库存数据支持的任何销售订单的生成。本系统对各购货单位的法定资质能够自动识别并审核，防止超出经营方式或经营范围的销售行为的发生。

1、销售订单

这里可通过输入的经办、客户信息，助记码（销售企业没有该经营范围或资质过期或近效期药品将不予显示）等内容进行销售制单，销售订单确认后，系统生成销售记录。

2、销售复核

本系统能够将确认后的销售数据传输至仓储部门提示出库及复核。复核人员完成出库复核操作后，系统生成出库复核记录。

3、出库记账

4、运输登记

本系统能够对药品运输的在途时间进行跟踪管理，对有运输时限要求的，应当提示或警示相关部门及岗位人员。

系统能够按照《规范》要求，生成药品运输记录。

5、销退制单

处理销退产品时，能够调出原对应的销售、出库复核记录（通过原单号）；

在收货前必须先提出“销售退货审批”申请，经质管部同意后才可收货。

6、销退收货

对应的销售、出库复核记录与销后退回实物信息一致的方可收货，在收货前必须先提出“销售退货审批”申请，经质管部同意后才可收货。

7、销退验收

对应的销售、出库复核记录与销后退回实物信息一致的方可验收，并依据原销售、出库复核记录数据以及验收情况，生成销后退回验收记录。

8、销退入库

销售退货的最后一步是销退入库。验收过的销售退货单会呈现在销退入库页面。

七、养护模块

本系统能够依据质量管理基础数据和养护制度，对库存产品按期自动生成养护工作计划，提示养护人员对库存产品进行有序、合理的养护。

系统可以自动根据所选条件生成养护计划，生成的养护计划可以存入草稿，也可以打印以方便养护员进行管理。

二级条件生成养护计划。

八、近效期预警模块

在库存查询中也能明显地看到近效期情况，如图所示，近效期药品用黄色来显示，而已失效已过期的药品用红色来显示。

九、质量控制模块

本系统能够对经营过程中发现的质量有疑问产品进行控制。

各岗位人员发现质量有疑问产品，按照本岗位操作权限实施锁定（库存停售、库存报损等功能），并通知质量管理人员处理。

库存报损后通知质量管理人员处理。

系统对质量不合格药品的处理过程、处理结果进行记录，并跟踪处理结果。

十、系统管理模块

系统管理模块包括以下功能：系统参数、操作员设置、数据备份、升级设置。

1、系统参数

系统使用初期设置的参数，包括近效期提醒时间，资质到期提醒时间等信息，这些参数都是前期统一设置，后期禁止修改。

2、操作员角色设置

该功能让各职位人员拥有各自的的菜单显示和权限设置。

3、数据备份

为保证数据安全性，本企业采取每日备份的策略，数据库存放在U盘等储存设备并放在安全位置，以防止与服务器同时遭遇灾害造成损坏或丢失。

4、升级设置

本企业能够根据有关法律法规、《规范》以及质量管理体系内审的要求，及时对系统进行升级，完善系统功能，当软件开发商更新系统后，我们选择第一时间对软件进行升级。