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签到与迎接：设置会议签到，会议导示牌，迎宾工作人员，让来宾少走弯路，提前告知洗手间的方位，一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，事先可请好礼仪小姐迎宾。一般会议会要求与会者留下名片，准备好“请赐名片”盒。
五、现场控制。
现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训，事前做一些排练。从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面；其次，要在事前准备好备选方案；再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。
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