在商业交往活动中,双方经过洽谈、讨论,就某项重大问题意见、重要交易或合作项目达成一致,就需要把谈判成果和共识,用准确、规范、符合法律要求的格式和文字记载下来,经双方签字盖章形成具有法律约束力的文件.围绕这一过程,一般都要举行签约仪式.
签约仪式中的礼仪应注意:
一、 签约仪式的准备
签约仪式是由双方正式代表在有关协议或合同上签字并产生法律效力,体现双方诚意和共祝合作成功的庄严而隆重的仪式.因此,主办方要做好充分的准备工作.
(一)确定参加仪式的人员
根据签约文件的性质和内容,安排参加签约仪式的人员.参加签约仪式的人员有的涉及到国家部委,有的涉及到地方政府,也有的涉及到对方国家,因此要作相应的安排,原则上是强调对等.人员数量上也应大体相当.一般来说,双方参加洽谈的人员均应在场.客方应提前与主办方协商自己出席签约仪式的人员,以便主办方作相应的安排.具体签字人,在地位和级别上应要求对等.
(二)作好协议文本的准备
签约之"约"事关重大,一旦签订即具有法律效力.所以,待签的文本应由双方与相关部门指定专人,分工合作完成好文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订等工作.除了核对谈判内容与文本的一致性以外,还要核对各种批件、附件、证明等是否完整准确、真实有效以及译本副本是否与样本正本相符.如有争议或处理不当,应在签约仪式前,通过再次谈判以达到双方谅解和满意方可确定.作为主办方,应为文本的准备过程提供周到的服务和方便的条件.
(三)落实签约仪式的场所
落实举行仪式的场所,应视参加签约仪式人员的身份和级别、参加仪式人员的多少和所签文件的重要程度等诸多因素来确定.着名宾馆、饭店,政府会议室、会客厅都可以选择.既可以大张旗鼓地宣传,邀请媒体参加,也可以选择僻静场所进行.无论怎样选择,都应是双方协商的结果.任何一方自行决定后再通知另一方,都属失礼的行为.
(四)签约仪式现场的布置
现场布置的总原则是庄重、整洁、清静.我国常见的布置为:在签约现场的厅(室)内,设一加长型条桌,桌面上覆盖着深冷色台布(应考虑双方的颜色禁忌),桌后只放两张椅子,供双方签约人签字时用.礼仪规范为客方席位在右,主方席位在左.桌上放好双方待签的文本,上端分别置有签字用具(签字笔、吸墨器等).如果是涉外签约,在签字桌的中间摆一国旗架,分别挂上双方国旗,注意不要放错方向.如果是国内地区、单位之间的签约,也可在签字桌的两端摆上写有地区、单位名称的席位牌.签字桌后应有一定空间供参加仪式的双方人员站立,背墙上方可挂上"××(项目)签字仪式"字样的条幅.签字桌的前方应开阔、敞亮,如请媒体记者应留有空间,配好灯光.
二、签约仪式的程序
签约仪式有一套严格的程序,大体由以下步骤构成.
(1)参加签约仪式的双方代表及特约嘉宾按时步入签字仪式现场;
(2)签约者在签约台前入座,其他人员分主、客各站一边,按其身份自里向外依次由高到低,列队于各自签约者的座位之后;
(3)双方助签人员分别站立在自己签约者的外侧;
(4)签约仪式开始后,助签人员翻开文本,指明具体的签字处,由签字人签上自己的姓名,并由助签人员将己方签了字的文本递交给对方助签人员,交换对方的文本再签字;
(5)双方保存的协议文本都签好字以后,由双方的签字人自己郑重地相互交换文本,同时握手致意、祝贺,双方站立人员同时鼓掌;
(6)协议文本交换后,服务人员用托盘端上香槟酒,双方签约人员举杯同庆,以增添合作愉快气氛;
(7)签约仪式结束后,双方可共同接受媒体采访.退场时,可安排客方人员先走,主方送客后自己再离开.
三、签约仪式的礼仪
谈判不成当然无须签约,签约是洽谈结出的硕果.签约仪式上,双方气氛显得轻松和谐,也没有了洽谈时的警觉和自律,但签约仪式礼仪仍不可大意.
(1)注意服饰整洁、挺括.参加签约仪式,应穿正式服装,庄重大方,切不可随意着装.这反映了签约一方对签约的整体态度和对对方的尊重.
(2)签约者的身份和职位双方应对等,过高或过低都会造成不必要的误会.其他人员在站立的位置和排序上也应有讲究,不可自以为是.在整个签约完成之前,参加仪式的双方人员都应平和地微笑着直立站好,不宜互相走动谈话.
(3)签字应遵守"轮换制"的国际惯例.也就是,签字者应先在自己一方保存的文本左边首位处签字,然后再交换文本,在对方保存的文本上签字.这样可使双方都有一次机会首位签字.在对方文本上签字后,应自己与对方签字者互换文本,而不是由助签者代办.
(4)最后,双方举杯共饮香槟酒时,也不能大声喧哗叫喊.碰杯要轻,而后高举示意,浅抿一口即可,举止要文雅有风度.
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