任何活动都有其节奏和流程，必须予以妥善安排。所有的细节都需要事先组织得井井有条、准备就绪。对活动进行精心的统筹安排是活动成功举办的前提保证，因为这样可以使人分清轻重缓急，并将活动的结束时间以及各项工作的时间要求安排得恰到好处。
在确立了公司目标(或客户目标)、活动目标，确立了活动风格，编制了成本清单以及初步预算等一系列事宜之后，就应该开始把合同中决定的时间安排和物流情况添加到活动安排表中，而这个活动安排表将成为所有参与主体——活动策划人员、公司的活动策划团队以及供应商——开展工作所依据的出发点，即正式的活动统筹安排。
组织井然有序，密切关注细节，这是组办活动获得成功最为重要的两大要素。必须不断进行检查，以确保活动按照计划有序开展。所有参与主体——公司客户、活动策划人员、供应商——必须严格遵守合同所规定的指导方针。
制订活动统筹安排时，要拿出日历，从活动举办日期之前开始计划起，规定何时完成何事。近乎失败的活动事例不胜枚举。有一次活动中，活动安排表与标牌到了最后时刻还在进行变更，而且没有及时送到活动现场;另一次活动中，活动安排表已经发下去，宣传插页才刚刚送达;
活动要素中必须设置严格的截止时间，否则，你将突然领略多米诺骨牌效应的威力。原本一件不起眼的小事，却会产生难以想象的重大影响。一次筹款活动中，组织方在最后关头决定改变座位的安排次序，导致自己没有时间来进行最后的检查。结果是漏洞百出，场面尴尬：同一张桌子安排给了两家高级赞助商，结果不得不为他们再安排另一张桌子，而到场的重要嘉宾只得站着等。由于没有规定要准备额外的桌布和摆饰，这张桌子和其他桌子相比，就难免显得另类。最后时刻改变座位安排，自己就不会有足够的时间来核查自己对座位次序安排所做的调整。
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