一、 物流要以仓库为中心
1.商品的流动性。商品从供应商那流到您公司，然后又从您公司流到消费者手中，每个环节都涉及到商品的存放地──仓库。因此，资料处理时，每一条资料都需要注明该商品现在位唯哪个仓库。在进行资料查询时，也需要明确要查哪个仓库的资料。
2.仓库、铺面与业务员。在整个物流处理过程中，仓库、商品、部门、业务员、代销商、分支机构等等，都可以看成为公司的一个仓库。当商品入库，就记在该仓库的账上，当商品从一个仓库调拨到另一个仓库，就减少一个仓库的库存而增加另一个仓库的库存。当业务员领取要推销的商品时，同样做转仓处理，当某个商店或业务员发生销售时，就在该商店或业务员名下登记销售。这种方法可以清晰地管理好商品的流动，方便地统计各个仓库、商品或业务员的商品库存及销售情况。
3.大仓库概念。通过把仓库、商店、业务员及分销商等同为仓库，就可以做到随时了解企业全部仓库的库存及商品流动的情况。某些软件甚至可以将某几个仓库的库存及销售放在一个表格进行分析。
4.随时了解商品的流动过程。进销存软件大多提供进销存流水账，作用是记录每种商品的入库、出库、销售、退货等每个过程，通过查阅流水账，可以快速查出商品流通中的漏洞。
二、 价格件系的确定
1.平均进价。平均进价关系到经营毛利的分析和掌握，在手工时代，出于方便计算或管理，常用到先进先出、后进先出、简单加权平均等方法来核定商品的平均进价，这些方法都无法准确科学地计算商品的平均进价。而现代电脑的应用，使移动加权平均法得到了很好的应用，目前有些软件能提供多种方法供用户选择。
2.销售价格。目前大多数企业普遍使用价格折扣、价格议定，根据客户一次或多次购进商品的批量而制定价格或折扣等灵活的方式，不一而足。所以，就碰到软件是否适合企业的价格件系问题。进销存软件必须能迅速提供给操作员至少这样的服务：随时提供某个商品的标准售价、平均进价、早期的进价、最近的进价、卖给某个客户的最近价格或最近折扣、某个供应商最近一次的供货价格等等，而且这一切可以在操作员着手开一张送货单或者接受客户的电话谘询时能迅速地查询出来。
3.销售退货价格。由于在商品销售时已经实现了销售毛利，当发生销售退货，如何决定退货价格时，企业各有规定，但无论使用何种方案，企业自己必须清楚：如果按销售原价作为退货入库价格，将会影响该商品的平均进价，这相当于承认了该笔销售产生的毛利，而将这个已经不存在的毛利（因为已退货了）摊到还没有销售的商品中，在今后的销售中实现。如果按进价来作为退货价格，则虽然商品的平均进价没变，但会出现虚假的销售毛利（也是因为退货了）。
三、 操作许可权的规划
1.操作员的许可权。为了规范化操作，企业在应用管理软件时，一般都需要对操作员的许可权进行规划。进销存软件必须提供灵活有效的操作员许可权管理机制，目前最优的方案是可以规划到每个操作员在每个功能面可不可以输入资料、可不可以列印、可不可以修改。因此，操作员许可权的规划关系到资料的安全与合理。
企业在熟悉了软件的各个功能的使用之后，就可以由超级用户来规划每个操作员的许可权。
2.关于超级用户。所谓超级用户是指得到企业管理者充分信任，在软件系统有操作许可权的操作员。通常一个超级用户可以操作软件系统的一些较敏感的功能，例如资料初始化、给操作员分配许可权、资料备份、资料导入导出等等。
四、 保护您的资料
1.别让数据暴露在无关的人面前。资料是企业最珍贵的资源之一，通过规划好操作员许可权，可以避免无关人员调阅敏感的资料和统计结果，更可以避免公司资料被人恶意盗走或删除。
2.养成定时备份资料的习惯。企业必须建立专人定时备份资料的制度，才可以在硬件故障、电脑病毒破坏或其他因素造成资料损坏后，能迅速和大限度地恢复资料。
目前，资料备份的方法主要有硬碟备份、可读写光碟备份及磁带备份等方法。
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