进口商在提供上述纸质文件材料的同时，应当通过备案管理系统(备案系统登陆网址填写并提交备案申请表，须按要求如实填写相关信息。提交备案信息后，获得系统生成的备案号和查询编号，凭备案号和查询编号查询备案进程或者修改备案信息。
进口商提交的备案资料及电子信息经上海检验检疫局核实通过后，准予受理备案并提交国家质检总局审核。国家质检总局审核通过后，发布进口商备案名单。企业可通过备案管理系统查询申请状态。
进口商名称、地址、电话等信息发生变化时，应当及时通过备案管理系统提出修改申请，并提交相关纸质材料，经审核同意后，予以修改。办理进口商备案变更的，须提交如下材料（每份材料都需加盖企业公章）：
（1）填制准确完备的收货人备案申请表格；
（2）变更内容的情况说明，若变更涉及到证件的，需提供原件及复印件。
