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（1）文件的发放、修改、回收、更新原则上谁编制的谁修改更新，其他活动均有办公室登记，保存；
1文件的发放记录；
2文件借阅参记表；
3外来文件的登记，识别标志；
4文件的更改通知书；
5文件的销毁记录；
（2）文件应有的版本受控，编导等标志。
（3）当文件使用受损时，应交编制部门办理更换手续，以旧换新，作好记录。受控文件交办公室销毁。
