1 目的
对记录进行控制和管理，便于检索，为环卫、家政、物业管理服务质量和质量/环境/职业健康安全管理体系有效运行及时、准确地提供客观证据，并在必要时为实现环卫、家政、物业服务的可追溯性,采取纠正和预防措施提供依据。
2 范围
适用于公司与质量/环境/职业健康安全管理体系运行以及来自供方及相关方等有关的记录控制。
3 职责
3.1 综合部作为记录管理的归口部门，负责组织、指导检查各部门记录的接收、编目、审核、保管、归档、保存和处理工作。
3.2 项目部负责环卫、家政、物业服务项目资料要求的记录的接收、编目、审核、保管和管理工作。
3.3 各部门负责对各自职责有关的记录的填写、编目、整理、标识、保管和处理工作。
4 工作程序
4.1 记录的分类
4.1.1 记录的形式
记录包括文字记录和磁盘、照片等媒体。
4.1.2 记录的分类
产品记录和管理体系运行记录。
4.1.2.1 产品记录
服务过程记录、服务过程检查记录、业主相关档案等各种记录表格。
4.1.2.2 管理体系记录
管理体系运行记录：服务质量过程控制记录、环境因素/危险源的识别评价控制记录、管理评审记录、内部管理体系审核记录等与管理体系运行有关的各种记录。
4.2 记录的控制
4.2.1 记录的填写要求
记录的填写必须工整、清晰，如填写有误应参照《文件控制程序》规定加印修改校正章，记录项目填写应及时、真实、完整齐全，没有的项目应加斜杠以示区别；记录应有名称、填写人、日期、流水号，必要时，应有复核人员。
4.2.2 记录的标识、收集、编目、审核和保管。
4.2.2.1 记录的标识
记录应在题目位置加以标识；
a) 管理体系运行的记录主要以记录名称为标识；
b) 服务记录在服务过程中应收集保存，填写卷内目录加以标识，项目移交时，应做好业主记录归档，并写明流水号，填明卷内目录内容加以标识，进行项目移交。
4.2.2.2 记录的收集、编目装订
a) 公司各职能部门按各自业务范围进行收集并列出清单。分类编目装订；
b) 项目部应收集环卫、家政、物业服务过程记录，并进行编目装订。综合部负责收集环境与职业健康安全方面的记录，并进行编目装订。
4.2.2.3 记录的保管
a) 服务记录由项目部整理后进行保管，在项目交接时移交业主等保存；
b) 管理体系记录（管理评审、内部质量审核等）由综合部归档保存；
c) 记录的保管应注意防火、防丢失、防虫蚀、腐烂。应存放在通风、干燥场所，办理移交时应列出移交清单；
d) 记录保存到期后，保管人员列出拟销毁清单报主管领导批准，并参照《文件控制程序》处理；
e) 作为法律或积累知识用的有参考价值的过期记录，经主管领导批准，可暂时保存，但应加盖“作废留用”印章。
4.2.2.4 记录的借阅处理
借阅、查询记录须经主管部门负责人同意才能查阅，并办理手续。
a) 借阅人应在《借阅登记表》上注明借阅记录名称、借阅人、返还日期；
b) 有合同要求时，在商定期内，记录可提供业主及其代表查阅。
4.2.3 记录的保存
记录的保存期限由各部门根据实际需要及相关规定确定。
4.3 供方及相关方的记录
4.3.1 供方单位记录亦应依照本程序执行。
4.3.2 物资供方应提供证明物资符合要求的记录；劳务供方应提供劳务符合上岗要求的记录。
相关方的记录(如环保部门检测记录或相关方反馈情况记录)由综合部负责保存。
